Over concerten, tickets en prijzen

Bij het organiseren van (klassieke) concerten komt vaak heel wat extra kijken. En dat geldt ook voor de kosten die aan die organisatie verbonden zijn. Kosten die we, als vzw, aan de hand van de ticketverkoop minstens deels hopen te recupereren. En als het even meezit, houden we er misschien ook wat aan over, waardoor we in een volgend concert kunnen investeren.

Zonder hier specifieke details zoals uitkoopsommen van artiesten prijs te geven, willen we in dit artikel iets dieper ingaan op de kostprijs van (klassieke) concerten.

Fair-trade, ook voor artiesten

Een belangrijke, maar niet altijd de grootse factor in de totale kostprijs van een concert, is de uitkoopsom van de artiesten. Je kan van professionele artiesten, die jarenlang aan conservatoria hebben gestuurd, urenlang op hun instrument hebben geoefend, onmogelijk verwachten dat zij hun kunsten gratis of in ruil voor wat drinkgeld komen beoefenen. Jij verwacht van je werkgever of klant toch ook dat je voor je werk en je tijd fatsoenlijk beloont? Waarom zou dat dan voor artiesten anders moeten zijn?

De uitkoopsom kan, zelfs als je ze omrekent naar een prijs per artiest, heel sterk variëren. Dat hangt onder meer af van de ervaring, maar ook de bekendheid en de status van de artiesten. Voor een wereldberoemde artiest als Yo-Yo Ma, bijvoorbeeld, betaal je niet dezelfde prijs als voor de niet meteen zo gekende Wendy Law.

Ook de repetitietijd wordt meegerekend in de uitkoopsom, want die tijd is werktijd voor de uitvoerders. We zouden als publiek toch niet willen dat een live concert minder perfect klinkt dan een CD die door wat technici en computers is bijgewerkt? Als het concert slechts één keer voor één organisatie wordt gebracht, dat betaalt die organisatie -terecht- de volledige repetitietijd. Zijn er uitvoeringen voor meerdere organisatoren, dan kan de kostprijs van de repetities over alle organisatoren verdeeld worden en dat drukt de totale uitkoopsom per concert.

Bovenop de uitkoopsom komen dan nog wat belastingen (BTW), eventueel een extra kost voor een interim-bureau of misschien ook de gage van de manager van de artiesten, als die nog niet mee in de uitkoopsom vervat zouden zijn.

De rest van de rekensom

Wie denkt dat daarmee de kosten verbonden aan de organisatie van een concert volledig afgedekt zijn, vergist zich. Hoewel ze soms ook mee inbegrepen zijn in de uitkoopsom, gebeurt het regelmatig dat artiesten de verplaatsingskosten apart aanrekenen. Een extra kost die zowel afhangt van de afstand als van het voertuig. Zijn de artiesten in de omgeving en komen ze met de wagen, dan valt die kost mee. Wonen ze verder weg en hebben ze geen eigen vervoer, dan kan die kost aardig oplopen.

Wanneer artiesten van vrij ver komen en na hun concert geen degelijk vervoer meer hebben, voorzien we logies voor hen. En natuurlijk willen we de artiesten ook een degelijk welkom geven. We zorgen voor drankjes en, afhankelijk van hun behoeften, voor of na het concert ook een lunch of dinner. Uiteindelijk zijn zij onze gasten, en het spreek voor zich dat je als gastheer of -vrouw, je gasten soigneert.

Is er voor het concert een piano nodig? Dan moeten we er (doorgaans) één huren. Voor een kleine maar nog steeds professionele en concert-waardige piano betaal je al gauw een aardig bedrag voor één dag. Daarbij dringen sommige artiesten al wel eens aan op een specifiek merk en model, soms zelfs op een specifieke verhuurder, en dat kan de prijs sterk doen oplopen.

Ook de concertzaal is niet gratis. Toen we pas van start gingen, kon Klassiek in de Kapel gratis gebruik maken van de Kapel van het Oude College in Tienen. Met het wegvallen van deze kapel, waren we aangewezen op de huur van andere ruimtes die voor klassieke muziek concerten geschikt zouden zijn. Ook daar lopen de huurprijzen sterk uiteen, afhankelijk van, onder meer, de grootte van de zaal.

Tot zo ver de kosten die verbonden zijn aan de artiesten, de ontvangst, de huur van een concert ruimte en eventueel van een piano. Tot op dit ogenblik hebben we nog geen enkel ticket verkocht en om dat te doen, moeten we ervoor zorgen dat we de liefhebber van klassieke muziek kunnen bereiken. Dat doen we met affiches en flyers die we laten drukken. Een deel verspreiden wij of onze vrijwilligers zelf in de winkels in de streek en we zijn dankbaar voor iedereen die zo vriendelijk is om onze affiches op te hangen of onze flyers te leggen. Voor het bussen van de flyers doen we al wel eens beroep op derden, en uiteraard betalen we hen daarvoor een vergoeding.

We adverteren ook via sociale media, meer bepaald Facebook en Instagram, in de hoop om een zo groot mogelijk publiek te kunnen bereiken en ook hier hangt een prijskaartje aan.

Wanneer we dan uiteindelijk tickets verkopen, maken we gebruik van een dienst die de betaling regelt. Je raadt het al, ook die dienst is niet gratis. Om te vermijden dat geïnteresseerden tijdens de afrekening van hun ticket aankoop plots nog wat extra wordt aangerekend, hebben wij ervoor gekozen om deze kost op ons te nemen. What you see is what you get, de prijs per ticket die op onze website staat, is ook de prijs die je betaalt, zonder verborgen extra’s.

De dag van het concert zelf vind je een programmablaadje op je stoel. Het is een vrij eenvoudig blaadje, een dubbel-gevouwen A4 met daarop wat informatie over het concert en de artiesten. Dat is een bewuste keuze want uiteindelijk belanden de meeste dergelijk blaadjes uiteindelijk toch op de afvalberg. En door ze eenvoudig en beknopt te houden, kunnen we dit programmablaadje gratis aanbieden.

De eindsom

Wanneer we alles samen tellen, dan komen we al snel aan een totaal bedrag van 4000 euro. Bij sommige concerten ligt de prijs lager dan dit, bij andere hoger.

Als we 4000 euro nemen als totale kost, dan wil dat zeggen dat we aan een ticketprijs van 20,00 euro (waar we de betaal service nog een commissie betalen van 0,50 euro) minimaal 206 tickets moeten verkopen; aan een ticketprijs van 25,00 euro (waar we 0,60 euro per ticket aan transactiekosten op betalen) wordt dat minimaal 163 tickets.

We zouden kunnen “besparen” door op de afkoopsom of de huurprijs van de zaal af te pingelen, maar we zijn niet op een souk in Caïro, en we hebben ook niet te maken met een straatverkoper in Luxor. Aan sommige leveranciers vragen we al wel of ze een concert willen sponsoren, door hun diensten tegen een lagere prijs aan te bieden in ruil voor een advertentie op onze site. En we zijn heel dankbaar wanneer zij daar positief op reageren, maar uiteindelijk investeren wij zelf meer dan alleen maar ons enthousiasme in de organisatie van concerten. We doen dat met veel plezier en toewijding, voor de artiesten, voor onszelf maar ook voor jou als liefhebber van klassieke muziek en we zijn ook jou dankbaar, iedere keer we je op één van onze concerten mogen verwelkomen.